Cuando hablamos de un proyecto, hacemos referencia a un trabajo que se realiza en un tiempo definido, donde se busca cumplir con un objetivo determinado.

Este trabajo además cuenta con la característica de que es un esfuerzo gradual, es decir va aumentando su grado de completitud conforme va pasando el tiempo y se van desarrollando las actividades.

Existen varias metodologías que definen ¿Qué es un proyecto? y ¿Cómo se desarrolla?

Entre los estándares más conocidos encontramos los determinados por el Instituto de Administración de Proyectos (PMI, por sus siglas en inglés), la Asociación Internacional de Administración de Proyecto (IPMA) y la Asociación Global para la Administración de Calidad (GAQM).

Las guías de trabajo que mencionamos y muchas otros que también existen, lo que buscan es brindar herramientas, buenas prácticas y metodologías que ayuden a las personas a gerenciar correctamente un proyecto.

 

¿Quién es el encargado de un proyecto?

 

La persona que gestiona un proyecto o está encargada de un proyecto se le llama tradicionalmente, director de proyecto, administrador del proyecto o gerente de proyecto.

Esta persona tiene la responsabilidad durante todo el proyecto de velar porque todas las fases de este se cumplan. es el máximo responsable de las decisiones que se tomen y de la administración general de los recursos asignados.

 

Fases de un de Proyecto

Dependiendo de la guía de trabajo que se vaya a utilizar Así van a variar las fases de un proyecto.

Por ejemplo, bajo el estándar de el PMI un proyecto  pasará por 5 fases:

  • Inicio
  • Planificación
  • Ejecución
  • Control
  • Cierre

Inicio

Todo proyecto suele iniciar a partir de una idea, pero no toda idea llega a madurar para convertirse en un proyecto. La fase de inicio lo que busca es consolidar el concepto y el entendimiento sobre ¿qué es lo que se quiere lograr con la ejecución de este proyecto.  En esta fase es crítica la correcta definición y el acertado entendimiento del alcance del proyecto.

Planificación

Una vez entendido el alcance del proyecto se inicia un esfuerzo para determinar las actividades, los recursos la duración entre otros, así todo lo que se requerirán realizar para alcanzar el objetivo definido en la fase de inicio. A todo este esfuerzo es al que se le conoce como planificación.

Es muy usual en las organizaciones que tanto esta fase, como la fase anterior no sea realizada correctamente lo que generará una serie de problemas en las etapas posteriores.

Ejecución

La fase de ejecución, como su nombre lo indica, es en donde se busca desarrollar todas las actividades que se determinaron durante la fase de planificación.

Podríamos decir que esta fase, es la parte tangible del proyecto, ya que en ella se comienzan a ver la ejecución de las tareas.  Esto puede dar la errónea impresión de que es el momento más importante del proyecto, lo que demerita el esfuerzo de las otras cuatro fases.

Control

La fase de control se desarrolla en conjunto con la etapa de ejecución.

Básicamente lo que se busca en esta fase es verificar y validar que todas las actividades definidas durante la planificación sean realizadas en el tiempo, la forma y al costo que se definieron.

El éxito de la fase de control depende en mucho de que tan exhaustiva y completa se elaboró la fase de planificación.A cualquier diferencia se le conoce como desviación y debe ser documentada y analizada para determinar el impacto que esta tenga en el proyecto.

Cierre

La fase de cierre del proyecto es el momento donde se hace una revisión de que efectivamente las tareas definidas en la planificación hayan sido desarrolladas satisfactoriamente  en el tiempo, la forma y costo determinados. Es también crítico en esta etapa la evaluación de que el objetivo determinado en la fase de inicio se halla alcanzado.

Se recomienda que en la fase de cierre se realice una sesión de lecciones aprendidas para determinar buenas prácticas que deban de ser incorporadas en proyectos posteriores.

 

 

Áreas de Conocimiento de Proyectos

 

Al igual que existen fases de un proyecto, también hablamos de la existencia de áreas del conocimiento.

Las áreas de conocimiento podemos definirlas como un conjunto de herramientas y buenas prácticas agrupadas por las diferentes temáticas que son necesarias desarrollar en un proyecto.

Las áreas de conocimiento incluyen:

Gestión del alcance, la gestión del tiempo, gestión del costo, la gestión de las partes interesadas, gestión de la calidad del proyecto, la gestión de las adquisiciones o compras, gestión del recurso, la gestión de las comunicaciones, gestión del riesgo Y la integración de todas ellas.

Dependiendo de la magnitud del proyecto, es posible que se requieran diferentes profesionales especialistas, que desarrollen cada una de las áreas de conocimiento del proyecto.  Eso sí todos trabajando bajo el liderazgo del gerente del proyecto.

 

Diferentes aplicaciones de los proyectos

 

Hasta el momento hemos hablado de los proyectos de manera muy general, pues los proyectos se pueden desarrollar en cualquier dinámica humana, no solo a nivel profesional, sino también a nivel personal, desde planear vacaciones,  construir grandes edificios o el diseño de servicios para un cliente. Por lo que es importante además señalar que la gestión de los proyectos va a varíar no solo por el estándar que se utilice, sino también por el sector en el que se están desarrollando. Con esto no referimos a que no es lo mismo administrar un proyecto de construcción, que un proyecto para el desarrollo de una solución tecnológica o un proyecto de gestión empresarial. Por lo que existen, además de los estándares que se mencionaron al inicio, metodologías definidas en los sectores que incluyen buenas prácticas específicas.

Lo importante no es buscar ¿Cuál es la mejor metodología o guía?, Sino el realizar una correcta lectura del proyecto al cual se está enfrentando con el fin de determinar cuáles son las herramientas más propicias para el contexto en el que se encuentra.

Algo también importante de entender, es el hecho de que aunque existen pasos y buenas prácticas, no se puede decir que todos los proyectos son iguales, esto porque los objetivos que se buscan son diferentes, posiblemente el equipo humano también sea distinto y el contexto en el cual se desarrolla el proyecto .

Si usted es gerente de proyectos o aspira a serlo y ha llegado hasta acá, primero que nada, quiero agradecer su lectura y además Impulsar a que siga preparándose y leyendo sobre la administración profesional de proyectos, porque entre mayor sea la preparación  y más herramientas conozca, mejor podrá reaccionar a las diferentes situaciones que se le presentarán en los proyectos.

En este blog estaremos publicando diferentes lecturas de temas más específicos que le ayudarán a convertirse en un gerente profesional de proyectos.

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